Администратор офиса/ офис-менеджер

Благотворительный фонд В. Потанина (основан в 1999 г.) приглашает к сотрудничеству администратора в административно-кадровую службу.

Работа у нас — это возможность выбрать интересную профессиональную траекторию в некоммерческом секторе и стать частью дружной команды, где каждый решает важные социальные задачи и раскрывает свой потенциал.

Мы предлагаем:

• работу в профессиональной среде, где всегда придут на помощь;
• комфортный светлый офис в историческом центре Москвы ( БЦ в 5 минутах от метро Тверская/Пушкинская/Чеховская);
• конкурентную полностью официальную заработную плату: оклад 130 500 рублей на руки после уплаты НДФЛ;
• полную медицинскую страховку (ДМС после испытательного срока);
• ежегодную индексацию заработной платы, премирование по итогам года;
• оформление в соответствии с Трудовым кодексом;
• пятидневка, работа в офисе, график работы по договорённости;
• продолжительность испытательного срока 3 месяца.

Обязанности:

1) Обеспечивает жизнедеятельность офисов:

∙ закупка и контроль расходования канцтоваров, продуктов и воды, кейтеринга, мебели, средств индивидуальной защиты и т.п., обеспечивает своевременное отслеживание остатков и оформление необходимых заказов товаров для обеспечения жизнедеятельности офиса;

∙ взаимодействует с представителями арендодателя по вопросам обслуживания/эксплуатации офисов, ремонта, уборки, своевременности получения и проверки корректности документов и др. Проверяет корректность снятия показаний счетчиков в офисах Фонда;

∙ организует переезды, подготовку новых рабочих мест для сотрудников;

∙ следит за исправностью офисного оборудования, принимает заявки работников фонда о поломках, организовывает и отслеживает своевременное устранение неполадок, при необходимости организует ремонт;

∙ контролирует поддержание чистоты, порядка и готовности офисных помещений и переговорных комнат к эксплуатации: взаимодействует с клининговой службой, организует расстановку мебели и оборудования;

∙ ведёт учет товарно-материальных ценностей (канцелярия, продукты питания, сувенирная продукция и т.д.), своевременно отражает в учете получение, выдачу сотрудникам, оформляет необходимые документы и передаёт их в бухгалтерскую службу, участвует в инвентаризациях остатков и т.д. Осуществляет приём, хранение и выдачу ТМЦ.

∙ взаимодействует со службами такси, химчистки и т.п.

∙ обеспечивает пожарную безопасность в помещениях Работодателя;

∙ контролирует функционирование охранной системы офиса;

-курирует договор ДМС

2) Организует командировки сотрудников (по всей РФ и СНГ):

∙ бронирует авиа- и железнодорожные билеты, трансферы, гостиницы;

∙ обеспечивает поддержание в актуальном состоянии базы данных гостиниц;

∙ подготавливает приказы на командировки работников;

∙ поддерживает реестр командировок в актуальном статусе.

3) Обеспечивает административную поддержку внешних и внутренних мероприятий:

∙ организует кофе-брейки и питание для внутренних мероприятий Фонда: подбор поставщиков, согласование меню, оформление заказов, контроль своевременности доставки и качества услуг, подготовку необходимых канцтоваров и сувенирной продукции.

∙ организует подготовку конференц-зала, переговорных комнат для внутренних и внешних мероприятий. Оформляет необходимую документацию по использованию конференц-зала Фонда внешними гостями.

4) Ведёт договорную работу, документооборот, контроль оплаты счетов:

∙ отслеживает сроки договоров по своим контрагентам, своевременно инициирует продление договоров, готовит проекты новых договоров и соглашений, отслеживает подписание дополнительных соглашений, получение, проверку и подписание ответственными лицами сопроводительной документации/счетов/актов/УПД;

∙ своевременно размещает копии сканированных документов на сервере и передаёт оригиналы документов в бухгалтерскую службу;

∙ поддерживает реестр входящих и исходящих документов по контрагентам в актуальном статусе;

∙ отслеживает своевременность согласования и оплаты счетов по своему направлению;

∙ знакомит сотрудников под роспись с документами.

Требования:

∙ высшее образование;

∙ обязателен опыт работы от 3х лет с аналогичными функциями в качестве администратора/офис-менеджера: обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ товаров и услуг, взаимодействие с управляющей компанией по вопросам аренды, эксплуатации офиса и т.п.), организация командировок, делопроизводство/документооборот (опыт подготовки проектов приказов, договоров и т.п.);

∙ опытный пользователь ПК, умение работать с оргтехникой и мини АТС, приветствуется знание 1С ЗУП (оформление командировок);

∙ приветствуется прохождение обучения по пожарной безопасности и охране труда;

∙ умение работать с большим объёмом информации в режиме многозадачности;

∙ личные качества: развитые организаторские способности, умение систематизировать информацию, высокая степень аккуратности и внимательности при работе с документами, грамотная речь (устная и письменная), доброжелательность, умение устанавливать контакт, ответственность, культура общения, активность;

∙ английский язык – intermediate;

∙ приветствуется опыт работы в благотворительных фондах или волонтёрская деятельность

P.S. Просьба указать Ваши пожелания по заработной плате в резюме или сопроводительном письме.