О компании
Крупный федеральный дистрибьютор промышленного оборудования по стекло-, дерево-, метало- и камнеобработке. Эксклюзивный представитель заводов-изготовителей из Европы и Китая. Полный цикл поставок для производственных предприятий и проектный инжиниринг.
Кого мы ищем
Надежного помощника, на которого можно положиться: берет задачу — доводит до конца — снимает вопрос с повестки. Не теряет детали, не требует контроля, освобождает время руководителя.
Должностные обязанности
1. Обеспечение деятельности Генерального директора (приоритет)
- Планирование и координация рабочего графика: ведение календаря, организация встреч и мероприятий.
- Организация участия в мероприятиях и бизнес-сообществах.
- Обеспечение взаимодействия с топ-менеджментом, структурными подразделениями, сотрудниками и внешними контрагентами.
- Взаимодействие с зарубежными подрядчиками, юристами, нотариусами, бухгалтерами в рамках международных проектов.
- Организация командировок полного цикла: маршруты, билеты, отели, логистика, визы, решение нештатных ситуаций.
- Работа в 1С:ERP по командировкам: служебные задания, счета, расчёт суточных; работа в TRIVIO.
- Закрытие командировок: сбор и проверка чеков, подготовка документов для финансового отдела.
- Сбор данных, консолидация, подготовка проектов решений и предложений по поручениям.
- Подготовка структурированной информации и отчётности.
- Контроль исполнения поручений и соблюдения сроков.
- Сбор и подготовка личных документов, заполнение анкет.
- Организация стратегических сессий: материалы, повестка, извещение участников.
- Выполнение личных поручений Генерального директора.
Работа с календарем:
- Роль «хранителя времени»: защита от ненужных встреч, видение свободных окон и их эффективное использование.
- Напоминание о необходимости периодических встреч с руководителями.
- Поддержание непрерывности работы между встречами: фиксация поручений и контроль возврата к важным вопросам.
2. Административно-хозяйственное обеспечение компании
- Взаимодействие с управляющими компаниями по объектам недвижимости и офисным помещениям.
- Работа с арендаторами: поиск, ведение переговоров, заключение и сопровождение договоров, решение текущих вопросов (в пределах полномочий).
- Формирование и контроль административного бюджета в зоне ответственности.
- Организация ремонта и улучшения офисного пространства (установка перегородок, вендинга, кофемашин, кулеров и иной инфраструктуры) с контролем результата подрядчиков.
- Работа в 1С:ERP: внесение договоров, счетов в оплату.
Координация работы ресепшена и поддержка руководства:
- Взаимодействие со вторым сотрудником ресепшена.
- Прием, распределение и обработка входящих звонков и корреспонденции.
- Организация встреч: бронирование переговорных, оформление пропусков для гостей.
- Подготовка и рассылка писем и документов по заданию руководства.
- Выполнение поручений Операционного директора и руководителей отделов в рамках зоны ответственности.
Хозяйственное обеспечение офиса (на время замещения ответственного сотрудника):
- Заказ канцелярии, продуктов, расходных материалов.
- Контроль чистоты и порядка в офисе (кухня, зоны отдыха).
- Взаимодействие с подрядчиками и обслуживающими организациями.
Требования:
- Образование: Высшее.
- Опыт: Не менее 3 лет в роли ассистента/помощника генерального директора, собственника или первых лиц компании. Понимание специфики работы с руководством высшего звена.
- Навыки: Умение управлять приоритетами и эффективно работать в режиме многозадачности.
- Личные качества: Высокая самоорганизация, ответственность, аналитический склад ума и быстрота мышления.
- Инструменты: Уверенное владение Excel, Google Таблицами и программами для создания презентаций.
- Подход к работе: Привычка доводить начатое до конца и нести ответственность за результат.
Будет преимуществом:
- Опыт работы с 1С:ERP и TRIVIO.
- Практический опыт путешествий.
- Опыт взаимодействия с недвижимостью, арендой и подрядчиками.
Ключевые компетенции:
- Проактивность: Умение самостоятельно выявлять проблемы или возможности и предлагать пути их решения.
- Внимательность: Высокая дотошность при работе с документами и данными.
- Многозадачность: Способность одновременно вести множество задач без потери качества.
- Технологичность: Уверенное владение современными IT-инструментами и быстрое освоение нового ПО.
- Работа с информацией: Навыки поиска, анализа и структурирования данных.
- Коммуникация: Уверенное и корректное общение.
- Конфиденциальность: Абсолютное требование.
- Обучаемость: Желание развиваться и расти профессионально.
Мы предлагаем:
- Команда профессионалов: Сплоченный коллектив, атмосферу взаимопонимания и слаженности.
- Удобная локация: Офис в пешей доступности от станций метро Полежаевская, Хорошевская и МЦК Хорошево.
- Финансовое вознаграждение: Оклад 150 000 ₽ после вычета налогов.
- Комфортный режим: График работы с 09:00 до 18:00 и гибким временем обеденного перерыва.
- Официально: Полное оформление в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
- Перспективы роста: Должность ассистента — это отличный старт для дальнейшего карьерного развития внутри компании.
Если вы внимательный, организованный профессионал, готовый стать надежной опорой для первого лица компании, мы будем рады видеть вас в нашей команде!
