Обязанности:
Делопроизводство и административная поддержка:
- вести входящий/исходящий документооборот: регистрация, учёт, контроль сроков исполнения, распределение по исполнителям;
- организовывать хранение документов (бумажных и электронных), формировать номенклатуру дел, архивировать документы по срокам хранения;
- готовить проекты приказов, служебных записок, писем, согласовывать и контролировать подписание;
- работать с электронной почтой, курьерскими службами, канцелярией;
- обеспечивать жизнедеятельность офиса (заказ канцтоваров, воды, расходных материалов) — при наличии такой задачи.
Кадровое делопроизводство (КДП):
- оформлять кадровые документы: приём, перевод, увольнение, отпуска, командировки, больничные;
- формировать и вести личные дела сотрудников, карточки Т‑2 (если применяются), журналы учёта;
- вести учёт трудовых книжек (бумажных) и/или формировать сведения для электронных трудовых книжек;
- подготавливать справки по запросам сотрудников (о стаже, доходах и т. д.);
- вести воинский учёт (если в компании есть эта функция) или участвовать в подготовке отчётности по воинскому учёту;
- поддерживать актуальность локальных нормативных актов (ЛНА) и знакомить сотрудников под подпись;
- взаимодействовать с бухгалтерией по вопросам табельного учёта и передачи данных для расчёта зарплаты.
Работа в учётных системах:
- уверенно работать в 1С:ЗУП (или другой системе, принятой в компании) по кадровым операциям;
- использовать СЭД (систему электронного документооборота) или облачные инструменты согласования документов;
- владеть ЭДО (электронный документооборот) и электронной подписью (ЭП) — при наличии.
Требования:
- опыт работы секретарём, делопроизводителем или специалистом по КДП;
- знание трудового законодательства (ТК РФ) в части оформления кадровых процедур, понимание сроков хранения документов и правил архивного дела;
- уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook), навыки форматирования и подготовки документов;
- опыт работы в 1С:ЗУП или аналогичной системе (обязательно указать, какая именно нужна);
- внимательность к деталям, умение работать с большими объёмами информации, соблюдение сроков;
- грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.
Будет плюсом:
- опыт ведения воинского учёта;
- навыки работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) и КЭП;
- понимание принципов ЭДО и опыт взаимодействия с операторами ЭДО;
- знание основ охраны труда на уровне оформления документов (журналы, инструктажи) — если предполагается частичное участие.
Условия:
- официальное трудоустройство по ТК РФ;
- оборудованное рабочее место, доступ к необходимым системам и базам;
- понятные процессы и поддержка руководителя.
