Исполнительный ассистент — семейный офис Кремниевой долины

Данные об основателях будут предоставлены в ходе процесса собеседования в соответствии с требованиями конфиденциальности.

Семейный офис из Кремниевой долины поддерживает инвестиции на ранних стадиях, операционные компании и личные проекты и признан одним из ведущих инвесторов ранней стадии. Исполнительный ассистент оказывает непосредственную поддержку принципалам в планировании, коммуникациях, поездках и логистике, координации с подрядчиками и ежедневном исполнении задач.

Для этой роли необходимы отличное суждение, ясная и точная коммуникация, сильное управление календарём и логистикой, а также комфортная работа в среде высокого доверия и высокого контекста. Исполнительный ассистент тесно взаимодействует с топ-менеджерами, основателями, инвесторами и их исполнительными ассистентами, выступая продуманным фильтром и множителем эффективности времени принципалов.

Это не традиционная роль EA. Она рассчитана на человека, который хочет ответственности, сложности и долгосрочного роста в быстро меняющейся, ориентированной на исполнение среде.

Принципалы — серийные предприниматели и инвесторы с глубоким опытом создания и масштабирования компаний с венчурным финансированием, включая бизнесы, поддержанные ведущими инвесторами Кремниевой долины. Вместе они управляют семейным офисом, курируют несколько операционных компаний и продолжают запускать новые проекты в технологиях и здравоохранении.

Обязанности

Бизнес и операции (≈70%)

• Управление сложными календарями и планированием с ключевыми стейкхолдерами (инвесторы, партнёры фондов, основатели портфельных компаний)

• Ведение профессиональной переписки от имени принципалов

• Координация поездок по США и за рубеж

• Поддержка проверки расходов, их категоризации и координации с бухгалтерами

• Создание и поддержка операционных систем (формы приёма заявок, трекеры, рабочие процессы)

• Поиск и бронирование ресторанов, переговорных и конференц-залов (США и Европа)

• Строгое соблюдение конфиденциальности и гигиены информации

• Проактивное выявление пробелов, неэффективности и улучшений процессов

Личные и бытовые операции (≈30%)

• Координация бытовых подрядчиков (уборка, сантехники, садовники, подрядчики) — полное ведение отношений с подрядчиками от начала до конца, а не только их планирование

• Управление бытовой логистикой и срочными запросами

• Поддержка онбординга и контроля домашнего персонала

• Помощь в масштабировании бытовых операций по мере роста потребностей (например, новые подрядчики, поддержка по уходу за детьми)

Эта роль вам не подойдёт, если вы

• Хотите строго работать с 9 до 17

• Предпочитаете узко определённые задачи EA

• Нуждаетесь в постоянных указаниях для стандартных рабочих процессов

• Вам некомфортно поддерживать и бизнес-, и личные операции

Кого мы ищем

Обязательно

• 3+ года непосредственной поддержки руководителя — работа в темпе и с уровнем ответственности «правая рука» (Chief of Staff, ops в стартапе или senior EA с реальной самостоятельностью — всё засчитывается)

• Опыт поддержки руководителей из США, работа в американские часы

• Уверенный, профессиональный письменный и устный английский — достаточный, чтобы понимать и отвечать своими словами в реальном времени (акцент не важен; важны ясность и беглость)

• Сильное суждение, осмотрительность и комфорт при работе с конфиденциальной информацией

• Высокая самостоятельность, проактивность и системный подход

• Комфорт при совмещении бизнес- и личных обязанностей

• Ежедневное активное использование AI-инструментов (например, ChatGPT, Gemini, DeepSeek и т.д.) для эффективной работы — использование AI для усиления собственного мышления, а не замены его

Что отличает идеального кандидата

• Работает без постоянного контроля — как только задача передана, она снимается с головы принципала

• Проактивность: заранее сигнализирует о проблемах, приходит с решениями, сам закрывает циклы

• Усваивает обратную связь один раз; та же ошибка не повторяется

• Здравое суждение о том, что взять на себя, что эскалировать и от чего защитить принципала

• Полный комфорт в зоне бизнеса, дома, недвижимости, подрядчиков и личной логистики

• Осмотрительность по привычке при работе с чувствительной финансовой и личной информацией

• Внимание к деталям и спокойствие под давлением

Инструменты

• Google Workspace (обязательно)

• Способность быстро освоить и использовать Airtable

• Знание Notion или аналогов — плюс

Рабочие часы

• 8:00–17:00 по тихоокеанскому времени, будни

• Иногда отклик в выходные (30–60 минут), когда срочно что-то ломается — отменённый рейс, сорвавшееся мероприятие. Это не каждые выходные, но когда случается — включиться должно быть естественно, а не как обременение

• Требуется гибкость во время зарубежных поездок (кратковременное покрытие по Европе)

Возможности роста

У этой роли нет жёсткого потолка. Со временем она может вырасти в более широкое операционное лидерство, уровень Chief of Staff или расширенную ответственность за новые проекты.

Что мы предлагаем

• Работа на полную ставку. Мы не рассматриваем кандидатов, планирующих совмещать эту работу с другой.

• Удалённая работа. Вы можете находиться почти в любой стране — нужны хороший интернет, компьютер и возможность подстроить график под пересечение с командой.

• Возможности роста и обучения внутри семейного бизнеса.

• Зарплата обсуждается на собеседовании. Выплата в USD.

• Дедлайн подачи заявки: как можно скорее. Чем позже вы подадите заявку, тем более сжатым будет отбор (например, меньше времени на тестовое задание).

Процесс найма

1. Заполните форму заявки — приложите резюме

2. Zoom-собеседование с рекрутинговой командой Hire5

3. Практическое тестовое задание (1,5 часа)

4. Zoom-собеседование с 1-м основателем

5. Zoom-собеседование со 2-м основателем

6. Вы наняты!